AI GDPR Shield

Regulamin usługi AI GDPR Shield

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z usługi AI GDPR Shield („Usługa”) świadczonej drogą elektroniczną przez [NAZWA USŁUGODAWCY] z siedzibą w [ADRES SIEDZIBY], NIP [NIP], REGON [REGON], [wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem … / wpisany do CEIDG] („Usługodawca”).
2. Kontakt z Usługodawcą: e-mail AIGDPR@itevenement.pl oraz formularz kontaktowy na stronie https://shield.itevenement.pl.
3. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jest udostępniany nieodpłatnie na stronie internetowej Usługodawcy w formie umożliwiającej jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

Klient

osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która założyła Konto lub zawarła Umowę.

Konsument

Klient będący osobą fizyczną, który zawiera Umowę niezwiązaną bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego).

Przedsiębiorca na prawach konsumenta

Klient będący osobą fizyczną, który zawiera Umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie posiada ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności udostępnionego w CEIDG.

Konto

indywidualny panel Klienta dostępny po zalogowaniu na stronie https://shield.itevenement.pl.

Oprogramowanie

rozszerzenie przeglądarki AI GDPR Shield oraz aplikacja (agent) AI GDPR Shield dla systemu Windows.

Stanowisko

komputer (konto użytkownika systemu Windows), na którym aktywowano Oprogramowanie w ramach Licencji.

Licencja

uprawnienie do korzystania z Oprogramowania na określonej liczbie Stanowisk w ramach Planu.

Plan

wariant Usługi (np. Personal, Device, Enterprise) o parametrach i cenie określonych w Cenniku.

Cennik

aktualne ceny i parametry Planów opublikowane na stronie internetowej Usługodawcy.

Okres rozliczeniowy

miesiąc lub rok, za który opłata jest pobierana z góry.

Umowa

umowa o świadczenie Usługi zawierana na warunkach Regulaminu.

Usługi AI

zewnętrzne serwisy i aplikacje sztucznej inteligencji (np. ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot), z którymi Usługodawca nie jest powiązany.

Token

oznaczenie zastępcze wstawiane przez Oprogramowanie w miejsce wykrytych danych, np. [Osoba_1], [Pesel_1].

§ 3. Opis i zakres Usługi

1. Oprogramowanie wykrywa w tekście i plikach przekazywanych przez Klienta do Usług AI dane osobowe i inne dane wrażliwe (w szczególności imiona i nazwiska, numery PESEL i inne numery identyfikacyjne, numery dokumentów, dane kontaktowe, adresy, numery rachunków i kart płatniczych, hasła i klucze dostępowe) i zastępuje je Tokenami, a przy wklejaniu do innych aplikacji oraz w plikach pobieranych z Usług AI zastępuje Tokeny pierwotnymi danymi.
2. Tekst i pliki są przetwarzane wyłącznie lokalnie, na urządzeniu Klienta. Oprogramowanie nie przegląda dysku, folderów ani poczty – sprawdza wyłącznie dane, które Klient sam przekazuje do Usługi AI, oraz pliki pobierane z Usługi AI w przeglądarce, w chwili tej czynności. Treść tekstów i plików ani powiązanie Tokenów z danymi nie są przesyłane do Usługodawcy. Powiązanie jest przechowywane na urządzeniu w postaci zaszyfrowanej i usuwane po 30 dniach od ostatniego użycia; po tym czasie Tokeny z wcześniejszych rozmów nie są przywracane.
3. W ramach Usługi Klient korzysta z Konta, w którym zarządza Licencją, Stanowiskami i ustawieniami Usługi oraz przegląda statystyki liczby zastąpionych danych według kategorii (bez ich treści) i dokumenty rozliczeniowe.
4. Zakres ochrony. Usługa obejmuje wyłącznie: (a) tekst wklejany lub przeciągany do obsługiwanych Usług AI w przeglądarkach Google Chrome i Microsoft Edge; (b) pliki w formatach Word, Excel, PowerPoint, PDF, CSV i TXT wysyłane do obsługiwanych Usług AI w tych przeglądarkach; (c) pliki w formatach Word, Excel, PowerPoint, CSV i TXT pobierane z obsługiwanych Usług AI w tych przeglądarkach albo zapisywane z obsługiwanych aplikacji AI w systemie Windows przez standardowe okno systemu Windows „Zapisz jako” – przez przywrócenie w nich pierwotnych danych, a pliki PDF – przez zapisanie obok nich kopii w formacie Word z pierwotnymi danymi; (d) tekst, pliki i obrazy wklejane do obsługiwanych aplikacji AI w systemie Windows (na czas, gdy aplikacja AI jest aktywnym oknem, Oprogramowanie umieszcza w schowku systemu Windows zanonimizowaną wersję jego zawartości i przywraca oryginał po przejściu do innej aplikacji), pliki wybierane w tych aplikacjach w standardowym oknie systemu Windows „Otwórz” (przycisk dołączania pliku) oraz pliki, tekst i obrazy przeciągane do tych aplikacji; (e) obrazy (w szczególności zrzuty ekranu i zdjęcia dokumentów) oraz pliki PDF bez warstwy tekstowej (skany do 30 stron) wysyłane do obsługiwanych Usług AI w przeglądarkach, o których mowa w lit. (a) – w zakresie tekstu rozpoznanego automatycznie (OCR), a na obrazach rozpoznanych jako dokumenty tożsamości także pól opisanych etykietami, strefy odczytu maszynowego (MRZ) i wizerunku twarzy; skuteczność rozpoznania zależy od jakości obrazu. Usługa nie obejmuje w szczególności:
   1. tekstu wpisywanego ręcznie;
   2. plików przekazywanych aplikacjom AI w systemie Windows w inny sposób niż opisany w lit. (d);
   3. pisma odręcznego i tekstu, którego Oprogramowanie nie rozpoznało na obrazie, wizerunku osób na obrazach innych niż dokumenty tożsamości, obrazów osadzonych w dokumentach, skanów dłuższych niż 30 stron, plików zabezpieczonych hasłem, plików w innych formatach oraz układu graficznego i obrazów w kopiach plików PDF;
   4. danych odczytywanych przez narzędzia AI bezpośrednio z dysku, dokumentów, repozytoriów lub systemów albo przekazywanych przez interfejsy programistyczne (API), w szczególności asystentów AI wbudowanych w programy biurowe oraz agentów AI działających w edytorach kodu lub w terminalu;
   5. Usług AI wskazanych przez Klienta jako zatwierdzone zgodnie z ust. 5;
   6. innych przeglądarek i systemów operacyjnych.
5. Ustawienia Klienta. W Koncie Klient może w szczególności: (a) wskazać Usługi AI zatwierdzone do przekazywania danych osobowych – na ich stronach i w ich aplikacjach Oprogramowanie nie zastępuje danych Tokenami; (b) określić, czy aplikacje AI w systemie Windows są dozwolone, dozwolone z ostrzeżeniem, czy blokowane – w tym ostatnim przypadku Oprogramowanie zamyka taką aplikację na Stanowisku; (c) określić zasady wysyłania plików oraz działania Oprogramowania po wygaśnięciu Licencji. Ustawienia są przekazywane na Stanowiska przy kolejnym sprawdzeniu Licencji, zwykle w ciągu kilku minut. Klient odpowiada za wybór ustawień, w tym za posiadanie podstawy prawnej i umów z dostawcami Usług AI wskazanych jako zatwierdzone; Oprogramowanie rozpoznaje Usługę AI po adresie strony lub nazwie aplikacji i nie odróżnia kont firmowych od prywatnych korzystających z tego samego adresu.
6. Lista obsługiwanych Usług AI i aplikacji jest dostępna na stronie https://shield.itevenement.pl i może być zmieniana, w szczególności rozszerzana o nowe Usługi AI.
7. Wykrywanie danych opiera się na regułach i algorytmach. Usługodawca nie gwarantuje wykrycia wszystkich danych osobowych w każdym tekście ani tego, że Oprogramowanie nie zastąpi danych, które nie są danymi osobowymi. Usługa jest narzędziem wspierającym i nie zastępuje polityk, procedur ani obowiązków Klienta wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Klient odpowiada za treści przekazywane Usługom AI.
8. Usługodawca nie jest dostawcą Usług AI i nie odpowiada za ich działanie, dostępność ani za przetwarzanie danych przez ich dostawców.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Usługi niezbędne są: komputer z systemem Windows 10 lub 11, przeglądarka Google Chrome lub Microsoft Edge w aktualnej wersji, [ŚRODOWISKO .NET DESKTOP RUNTIME 8 – O ILE NIE JEST INSTALOWANE RAZEM Z OPROGRAMOWANIEM], dostęp do Internetu oraz aktywny adres e-mail.
2. Instalacja Oprogramowania wymaga uprawnień do instalowania oprogramowania na urządzeniu. W celu świadczenia Usługi Oprogramowanie rozpoznaje użycie skrótów wklejania (Ctrl+V, Shift+Insert); nie rejestruje ani nie przesyła wpisywanego tekstu.
3. Korzystanie z usług elektronicznych wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, przechwycenie danych logowania lub phishing. Klient powinien stosować aktualne oprogramowanie zabezpieczające i chronić hasło do Konta.

§ 5. Konto i zawarcie Umowy

1. Założenie Konta jest bezpłatne i wymaga podania adresu e-mail i hasła, a w przypadku Klientów będących firmami – także nazwy, NIP i adresu. Klient zobowiązuje się podawać dane prawdziwe i aktualne.
2. Umowa o prowadzenie Konta zostaje zawarta z chwilą jego założenia, na czas nieokreślony.
3. Umowa o świadczenie Usługi w wybranym Planie zostaje zawarta z chwilą opłacenia pierwszego Okresu rozliczeniowego. Potwierdzenie zawarcia Umowy wraz z Regulaminem jest przesyłane na adres e-mail Klienta [– DO WDROŻENIA].
4. Klient odpowiada za zachowanie w poufności hasła i klucza licencyjnego oraz za korzystanie z Oprogramowania przez osoby, którym je udostępnił w ramach Licencji.

§ 6. Licencja

1. Z chwilą zawarcia Umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej i nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Oprogramowania przez czas trwania Umowy, na liczbie Stanowisk określonej w Planie, w zakresie instalowania, uruchamiania i używania Oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem.
2. Klient nie jest uprawniony do dekompilacji, modyfikowania i odsprzedaży Oprogramowania, obchodzenia mechanizmów licencyjnych ani udostępniania Oprogramowania poza zakresem Licencji, z zastrzeżeniem uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
3. Klient może w Koncie odłączać Stanowiska, zwalniając miejsca w Licencji.
4. Autorskie prawa majątkowe do Oprogramowania przysługują Usługodawcy.

§ 7. Ceny, płatności i odnawianie

1. Ceny Planów określa Cennik. Ceny dla Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta są cenami brutto. [CENY DLA FIRM: NETTO CZY BRUTTO – DO USTALENIA]
2. Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Limited. Dostępne metody płatności są wskazane w formularzu płatności.
3. Opłata jest pobierana z góry za Okres rozliczeniowy. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy z obciążeniem zapisanej metody płatności, chyba że Klient wyłączy automatyczne odnawianie w Koncie przed końcem bieżącego okresu.
4. W Planie rozliczanym według liczby Stanowisk (Pay-as-you-go) opłata jest naliczana [Z DOŁU] według liczby aktywnych Stanowisk w Okresie rozliczeniowym, zgodnie z Cennikiem.
5. Faktury są wystawiane w formie elektronicznej [I PRZEKAZYWANE DO KSeF W PRZYPADKACH WYMAGANYCH PRZEPISAMI], na co Klient wyraża zgodę.
6. O zmianie cen Usługodawca informuje Klienta co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Zmiana dotyczy kolejnych Okresów rozliczeniowych; Klient może przed jej wejściem w życie wyłączyć automatyczne odnawianie.

§ 8. Wygaśnięcie Licencji i okres karencji

1. W razie braku płatności lub zakończenia Umowy Licencja staje się nieaktywna.
2. Przez okres karencji wskazany w Koncie (standardowo 7 dni) Oprogramowanie nadal chroni dane i informuje o wygaśnięciu Licencji. Usługodawca może przedłużyć okres karencji na wniosek Klienta.
3. Po upływie okresu karencji, zgodnie z ustawieniem wybranym przez Klienta w Koncie, Oprogramowanie blokuje wklejanie do Usług AI albo przestaje zastępować dane i wyświetla ostrzeżenie.

§ 9. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

1. Umowa jest zawierana na Okres rozliczeniowy i przedłuża się na kolejne okresy zgodnie z § 7 ust. 3.
2. Klient może w każdej chwili wyłączyć automatyczne odnawianie; Umowa wygasa wówczas z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego. Opłata za rozpoczęty okres nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem § 11, § 12 i bezwzględnie obowiązujących przepisów.
3. Klient może w każdej chwili usunąć Konto, kontaktując się z Usługodawcą (AIGDPR@itevenement.pl).
4. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę:
   1. z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn (zaprzestanie świadczenia Usługi, zmiana przepisów uniemożliwiająca jej świadczenie), zwracając proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres;
   2. ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco narusza Regulamin (w szczególności obchodzi mechanizmy licencyjne lub działa na szkodę Usługi) i nie zaprzestał naruszeń mimo wezwania.
5. Po zakończeniu Umowy dane Konta i Stanowisk są usuwane po 30 dniach, z wyjątkiem danych, których przechowywania wymagają przepisy (w szczególności faktur – przez 5 lat).

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać na adres AIGDPR@itevenement.pl lub przez formularz kontaktowy. Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, opis problemu oraz żądanie.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje Klienta o rozstrzygnięciu pocztą elektroniczną.
3. Uprawnienia Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta w przypadku braku zgodności Usługi z Umową określa § 12.

§ 11. Prawo odstąpienia od Umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia, składając oświadczenie, np. na adres AIGDPR@itevenement.pl. Może skorzystać ze wzoru stanowiącego Załącznik nr 2, nie jest to jednak obowiązkowe.
2. Jeżeli Konsument zażądał rozpoczęcia świadczenia Usługi przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie odstąpi od Umowy, zapłaci kwotę proporcjonalną do zakresu świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia. [DO WERYFIKACJI PRZEZ PRAWNIKA: kwalifikacja Usługi (usługa cyfrowa / treść cyfrowa) i właściwa podstawa z ustawy o prawach konsumenta]
3. Usługodawca zwraca płatność niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu takiej samej metody płatności, jakiej użył Konsument.
4. Po odstąpieniu od Umowy Licencja zostaje dezaktywowana, a Konsument powinien odinstalować Oprogramowanie.

§ 12. Zgodność Usługi z Umową (Konsumenci)

1. Usługodawca odpowiada wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta za zgodność Usługi z Umową przez cały okres jej świadczenia, na zasadach rozdziału 5b ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
2. Usługodawca dostarcza aktualizacje Oprogramowania, w tym aktualizacje zabezpieczeń, niezbędne do zachowania zgodności Usługi z Umową. [SPOSÓB DOSTARCZANIA AKTUALIZACJI – DO UZUPEŁNIENIA]
3. W razie braku zgodności Usługi z Umową Konsument może żądać doprowadzenia jej do zgodności, a w przypadkach określonych w ustawie – złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo o odstąpieniu od Umowy.

§ 13. Odpowiedzialność

1. Wobec Klientów niebędących Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej, do łącznej wysokości opłat zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. dane niewykryte przez Oprogramowanie, z zastrzeżeniem § 12;
   2. dane przekazane Usługom AI poza zakresem ochrony określonym w § 3 ust. 4;
   3. dane przekazane Usługom AI wskazanym przez Klienta jako zatwierdzone (§ 3 ust. 5) oraz skutki zamknięcia aplikacji AI zgodnie z ustawieniami Klienta;
   4. działanie Usług AI i przetwarzanie danych przez ich dostawców;
   5. skutki ustawień wybranych przez Klienta, w tym wyłączenia ochrony po wygaśnięciu Licencji;
   6. przerwy spowodowane siłą wyższą lub działaniem dostawców Internetu, systemu operacyjnego lub przeglądarki.
3. Usługodawca dokłada starań, aby weryfikacja Licencji i Konto były dostępne bez przerw, z zastrzeżeniem prac serwisowych. Brak połączenia z serwerem nie wyłącza ochrony na urządzeniach – Oprogramowanie działa według ostatniego znanego stanu Licencji.

§ 14. Dane osobowe

1. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako administratora określa Polityka prywatności dostępna na stronie https://shield.itevenement.pl.
2. W zakresie danych osobowych przetwarzanych przez Usługodawcę w imieniu Klienta niebędącego Konsumentem (w szczególności danych użytkowników Konta i Stanowisk) Strony z chwilą zawarcia Umowy zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącą Załącznik nr 1. Na żądanie Klienta Usługodawca podpisze ją w formie odrębnego dokumentu.

§ 15. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi albo ze względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Klient zostanie poinformowany e-mailem lub w Koncie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie wypowiedzieć Umowę ze zwrotem proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Wybór prawa nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu przepisami, których nie można wyłączyć w drodze umowy, obowiązującymi w państwie jego zwykłego pobytu.
2. Spory z Klientami niebędącymi Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z pomocy miejskiego (powiatowego) rzecznika konsumentów, organizacji konsumenckich lub stałych polubownych sądów konsumenckich przy wojewódzkich inspektoratach Inspekcji Handlowej. Informacje są dostępne na stronie https://www.uokik.gov.pl.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem [DATA WEJŚCIA W ŻYCIE].
5. Załączniki: nr 1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych; nr 2 – Wzór formularza odstąpienia od umowy.

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejsza umowa powierzenia („Umowa powierzenia”) zostaje zawarta pomiędzy Klientem niebędącym Konsumentem („Administrator”) a Usługodawcą („Podmiot przetwarzający”) z chwilą zawarcia Umowy o świadczenie Usługi na warunkach Regulaminu i obowiązuje przez czas jej trwania. Na żądanie Administratora Podmiot przetwarzający podpisze Umowę powierzenia o tej samej treści w formie odrębnego dokumentu.

§ 1. Przedmiot i cel powierzenia

1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usługi AI GDPR Shield („Usługa”) na podstawie umowy zawartej na warunkach Regulaminu Usługi („Umowa główna”), zgodnie z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).
2. Charakter i cel przetwarzania: przechowywanie i wyświetlanie w panelu Usługi danych niezbędnych do zarządzania licencją i stanowiskami, weryfikacji uprawnień oprogramowania oraz prezentowania Administratorowi statystyk korzystania z Usługi. Przetwarzanie obejmuje operacje: zbieranie, przechowywanie, przeglądanie, udostępnianie Administratorowi, usuwanie.
3. Rodzaje danych osobowych:
   1. dane użytkowników panelu: adres e-mail, nazwa użytkownika/firmy, dane kontaktowe i rozliczeniowe podane przez Administratora;
   2. dane stanowisk: losowy identyfikator instalacji, nazwa komputera (która może zawierać imię lub nazwisko pracownika), wersja systemu operacyjnego, data aktywacji i ostatniej aktywności;
   3. statystyki: liczba danych zastąpionych przez oprogramowanie w podziale na kategorie (np. „PESEL: 12”), bez ich treści;
   4. treść korespondencji z działem wsparcia dotyczącej Usługi, jeżeli zawiera dane osobowe.
4. Kategorie osób, których dane dotyczą: pracownicy, współpracownicy i inne osoby korzystające z oprogramowania lub panelu w imieniu Administratora.
5. Strony potwierdzają, że treść tekstów anonimizowanych przez oprogramowanie oraz powiązanie oznaczeń zastępczych (tokenów) z danymi są przetwarzane wyłącznie lokalnie na urządzeniach Administratora i nie są przekazywane Podmiotowi przetwarzającemu. Umowa powierzenia nie obejmuje tych danych, a Podmiot przetwarzający nie ma do nich dostępu.

§ 2. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:
   1. przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora; za udokumentowane polecenie uznaje się Umowę główną, Umowę powierzenia oraz ustawienia i działania Administratora w panelu Usługi;
   2. niezwłocznie poinformować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane polecenie narusza RODO lub inne przepisy;
   3. zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy;
   4. stosować środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, opisane w Załączniku A;
   5. uwzględniając charakter przetwarzania, pomagać Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, oraz z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
   6. udostępniać Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO;
   7. nie przekazywać danych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, chyba że zapewnione są zabezpieczenia wymagane w rozdziale V RODO.

§ 3. Dalsze powierzenie (podprzetwarzanie)

1. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z usług dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Załączniku B.
2. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Podmiot przetwarzający informuje Administratora e-mailem lub w panelu Usługi co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie zgłosić sprzeciw; w razie braku porozumienia Administrator może wypowiedzieć Umowę główną ze skutkiem na dzień wprowadzenia zmiany.
3. Podmiot przetwarzający nakłada na dalszy podmiot przetwarzający obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż określone w Umowie powierzenia i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.

§ 4. Naruszenia ochrony danych

1. Podmiot przetwarzający powiadamia Administratora o stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail Administratora podany w panelu Usługi.
2. Powiadomienie zawiera co najmniej informacje wskazane w art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie, w jakim są dostępne; pozostałe informacje Podmiot przetwarzający przekazuje niezwłocznie po ich uzyskaniu.

§ 5. Kontrola

1. Administrator ma prawo kontroli zgodności przetwarzania z Umową powierzenia, w szczególności przez żądanie informacji i dokumentów, a także przez audyt przeprowadzony przez Administratora lub upoważnionego audytora zobowiązanego do zachowania poufności.
2. O zamiarze przeprowadzenia audytu Administrator zawiadamia Podmiot przetwarzający co najmniej 14 dni wcześniej. Audyt odbywa się w godzinach pracy, nie częściej niż raz w roku, chyba że jest związany z naruszeniem ochrony danych lub żądaniem organu nadzorczego. Koszty audytu ponosi Administrator.

§ 6. Czas trwania i zakończenie

1. Umowa powierzenia obowiązuje przez czas trwania Umowy głównej.
2. Po zakończeniu świadczenia Usługi Podmiot przetwarzający usuwa powierzone dane w terminie 30 dni, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazują ich dalsze przechowywanie. Przed usunięciem Administrator może zażądać zwrotu danych w formacie elektronicznym. Kopie zapasowe są usuwane zgodnie z ich cyklem rotacji, nie później niż w ciągu [90] dni.

§ 7. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialność Stron za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych określa RODO. W pozostałym zakresie stosuje się postanowienia Umowy głównej dotyczące odpowiedzialności, w tym jej ograniczenia, w zakresie dopuszczalnym przez przepisy.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Umowę główną, RODO oraz przepisy prawa polskiego. W razie sprzeczności między Umową główną a Umową powierzenia w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.
3. Kontakt w sprawach ochrony danych: Podmiot przetwarzający – AIGDPR@itevenement.pl; Administrator – adres e-mail podany w panelu Usługi.

Załącznik A – Środki techniczne i organizacyjne

1. Szyfrowanie transmisji: komunikacja oprogramowania i panelu z serwerem odbywa się wyłącznie przez HTTPS (TLS).
2. Lokalizacja: serwer Usługi znajduje się w centrum danych w Warszawie (Polska); dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
3. Uwierzytelnianie: hasła użytkowników przechowywane wyłącznie w postaci skrótu PBKDF2-SHA256 z solą; sesje z losowymi tokenami, których skróty przechowuje serwer; sesje wygasają po 7 dniach.
4. Ochrona dostępu do serwera: dostęp administracyjny ograniczony do upoważnionych osób Podmiotu przetwarzającego; klucze i hasła usług przechowywane poza kodem aplikacji w pliku dostępnym wyłącznie dla administratora systemu; pliki aplikacji chronione przed modyfikacją przez inne konta systemowe.
5. Minimalizacja: Usługa nie przesyła na serwer treści tekstów ani wykrytych danych; statystyki obejmują wyłącznie liczby w podziale na kategorie.
6. Ochrona na urządzeniach Administratora: lokalne powiązanie tokenów z danymi szyfrowane mechanizmem Windows DPAPI dla konta użytkownika i usuwane po 30 dniach nieużywania.
7. Płatności: dane kart płatniczych obsługuje wyłącznie operator płatności; Podmiot przetwarzający nie przechowuje ich.
8. Kopie zapasowe danych serwera: [CZĘSTOTLIWOŚĆ I MIEJSCE PRZECHOWYWANIA – DO UZUPEŁNIENIA].
9. Aktualizacje: oprogramowanie serwera i systemu operacyjnego jest aktualizowane w zakresie poprawek bezpieczeństwa; zmiany w oprogramowaniu są testowane automatycznie przed wdrożeniem.

Załącznik B – Dalsze podmioty przetwarzające

Załącznik nr 2 do Regulaminu

Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat: [NAZWA USŁUGODAWCY] z siedzibą w [ADRES SIEDZIBY], NIP [NIP], REGON [REGON], [wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem … / wpisany do CEIDG], e-mail: AIGDPR@itevenement.pl

Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym(*) odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: AI GDPR Shield, Plan: …………………………………

Data zawarcia umowy: …………………………………

Imię i nazwisko konsumenta(-ów): …………………………………

Adres e-mail przypisany do Konta: …………………………………

Adres konsumenta(-ów): …………………………………

Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): …………………………………

Data: …………………………………

(*) Niepotrzebne skreślić.